Herramienta financiera reduce el tiempo de ejecución de procesos y el consumo de papel, por ejemplo.
En tiempos de crisis financiera, el sistema Dracma muestra nuevas posibilidades de ahorro en la gestión contable. Desarrollado por el Instituto Adventista de Tecnología (IATec), el sistema de gestión de procesos administrativos ha ahorrado tiempo y dinero en varias oficinas administrativas de la Iglesia Adventista. La Unión Este Brasilera, la oficina responsable de los estados de Bahía y Sergipe, comenzó a utilizarlo en enero de 2021 y ya está celebrando los resultados.
“Tuvimos una gran reducción en la impresión en papel. Contabilidad impresa, en promedio, entre 8 y 12 mil ejemplares por mes. Ahora, el total ronda los 100 o 200 ejemplares”, subraya el tesorero adjunto de la Unión Este Brasilera, Herbert dos Reis.
“Dracma surgió de la necesidad de digitalizar los procesos manuales de las oficinas de la Iglesia, centralizar los procesos y agilizar los reembolsos y pagos”, detalla el gerente de producto Reully Carvalho, quien estuvo a cargo del desarrollo de la herramienta.
En enero de este año, Dracma fue desplegado en la sede administrativa de la Iglesia Adventista en la región este de Brasil, como piloto, lo que permitió a los desarrolladores despejar las dudas de los usuarios y adaptar el sistema.
Con éxito y aprobación, en mayo de 2021 el equipo comenzó a capacitar a varios servidores de las oficinas de la Iglesia Adventista en todo el país a través de la plataforma Zoom. Y en junio, muchas instituciones de la Iglesia lo adoptaron en su vida cotidiana.
Adopción
Actualmente, Dracma ya cuenta con 3.584 usuarios, con 1.844 entidades registradas, de las cuales 673 están activas. Hasta el momento se han registrado más de 233.000 gastos, incluidas 155.610 facturas en 40.920 lotes contables.
¿Para qué sirve?
Dracma no es un sistema contable, sino financiero, lo que garantiza más transparencia y seguridad en la revisión contable porque mantiene una comunicación directa entre los sistemas financiero y contable.
“Dracma tiene estas características, ya que sigue el mundo moderno de la transformación digital. Agiliza las operaciones en primera línea, ahorra el número de EMAILS enviados, minimiza el número de impresiones, haciendo varias operaciones más simples y rápidas”, destaca Magalhães.
Carvalho dice que, para la Iglesia, el sistema Dracma reduce las distancias. “El alcance geográfico de la institución es grande. Antes, todos los papeles se enviaban por correspondencia o se tenían que entregar en mano a contabilidad. Era descentralizado y manual. Hoy, desde cualquier parte de Brasil es posible solicitar un reembolso o un pago”, destaca.
Al ser un sistema basado en web, se puede acceder desde cualquier lugar y además facilita el modelo de trabajo home office. El jefe de producto explica que el hecho de que todo esté digitalizado y almacenado en la nube brinda seguridad a la información y permite el acceso a futuras conferencias, como, por ejemplo, en un proceso de auditoría.
